Najprościej połączyć kalendarz salonu z rezerwacjami online tak, żeby były jednym systemem: klient zapisuje się przez link, a wizyta od razu pojawia się w kalendarzu, którego używasz na co dzień. Nie ma wtedy czego synchronizować, więc nikt nie zarezerwuje zajętej godziny.
Poradnik napisał BeSkiz, czyli producent jednej z takich aplikacji. Kroki działają też w innych systemach, a przykłady ustawień podajemy z BeSkiz.
Jak to zrobić w 6 krokach
- 1. Wybierz jeden kalendarz główny. Papierowy zeszyt, Kalendarz Google i aplikacja prowadzone równolegle to najczęstsza przyczyna podwójnych rezerwacji.
- 2. Wpisz usługi z prawdziwym czasem trwania i ceną. System policzy z tego wolne okna, więc zbyt krótki czas zabiegu da Ci kolejkę już od rana.
- 3. Ustaw godziny pracy, urlopy i przerwy. Dodaj czas na przygotowanie stanowiska po wizycie, jeśli go potrzebujesz.
- 4. Przepisz wizyty, które są już umówione. Bez tego klient zobaczy jako wolną godzinę, która jest zajęta.
- 5. Wybierz akceptację automatyczną albo ręczną. Ręczna pozwala zobaczyć rezerwację, zanim potwierdzisz termin nowej osobie.
- 6. Udostępnij link: w opisie na Instagramie, na Facebooku, w profilu Google, na wizytówce jako kod QR. Na koniec zarezerwuj testową wizytę z telefonu.
Jak to wygląda w BeSkiz
Kalendarz i rezerwacje to w BeSkiz jedno. Dostajesz adres beskiz.app/rezerwacja/nazwa-salonu, kod QR i przyciski udostępniania. Klient przechodzi 3 kroki: wybiera usługę, termin i podaje imię i nazwisko, telefon oraz e-mail. Nie zakłada konta. Wizyta trafia do Twojego kalendarza od razu albo po Twojej akceptacji, a przypomnienie SMS wychodzi samo w wybranym dniu i o wybranej godzinie.
Solo kosztuje 35 zł brutto miesięcznie z 50 SMS-ami w cenie, a Team 79 zł brutto miesięcznie dla właściciela i 5 pracowników z 200 SMS-ami. Prowizji od wizyt nie płacisz. Szczegóły dla Twojej branży znajdziesz na stronie dla kogo jest BeSkiz.
A jeśli chcesz zostać przy Kalendarzu Google?
Masz dwie drogi. Pierwsza to harmonogram spotkań w samym Kalendarzu Google: wystarczy osobiste konto, ale harmonogram utworzysz tylko na komputerze, a część funkcji wymaga płatnego abonamentu Google. To narzędzie do spotkań, więc nie zastąpi cennika usług z różnymi czasami ani kolumn pracowników. Druga droga to system salonowy z synchronizacją z Kalendarzem Google.
Przy synchronizacji sprawdź, czy działa w obie strony: jednostronna pokaże wizyty w Google, ale prywatnego wyjazdu dopisanego w Google nie zablokuje w rezerwacjach. W BeSkiz wystarczy jeden kalendarz: wizyty, urlopy i blokady czasu są w tym samym miejscu, a klient widzi tylko wolne godziny.
Najczęstsze błędy przy łączeniu kalendarza z rezerwacjami
- Dwa kalendarze prowadzone równolegle. Wizyta z telefonu trafia do zeszytu, a link pokazuje tę godzinę jako wolną.
- Za krótkie usługi. Jeśli koloryzacja trwa 3 godziny, a w systemie ma 2, online zarezerwuje się kolejna osoba.
- Brak limitu rezerwacji na ostatnią chwilę. Ustaw, jak późno można się zapisać, żeby nie dostać wizyty za 20 minut.
- Link schowany na stronie. Klienci szukają go w opisie na Instagramie i w profilu Google, a nie w zakładce kontakt.
FAQ: kalendarz salonu i rezerwacje online
Czy klient widzi nazwiska innych klientów w kalendarzu?
Nie. Na stronie rezerwacji klient widzi tylko usługi i wolne godziny. Twój kalendarz z danymi klientów widzisz Ty i osoby z zespołu, którym nadasz uprawnienia.
Czy mogę dalej zapisywać klientów przez telefon?
Tak. Wizytę z telefonu dodajesz w tym samym kalendarzu, więc znika z wolnych godzin na stronie rezerwacji. Automatyczne przypomnienia dotyczą obu rodzajów wizyt.
Czy potrzebuję Kalendarza Google, jeśli mam BeSkiz?
Nie. W BeSkiz kalendarz i rezerwacje są jednym systemem, więc wizyty, urlopy i blokady czasu masz w jednym miejscu, na telefonie i w przeglądarce. Konto Google można wykorzystać do logowania do panelu.
Czy strona rezerwacji działa bez własnej strony internetowej?
Tak. Dostajesz gotowy adres rezerwacji, który wklejasz na Instagramie, Facebooku lub w profilu Google. Strona internetowa nie jest potrzebna, ale link możesz na niej umieścić.