Automatyczne przypomnienia SMS o wizycie, które wysyłają się same

W Ustawieniach otwierasz Wiadomości, a potem Przypomnienie o rezerwacji. W polu Dzień wybierasz: w dniu wizyty albo 1, 2, 3 lub 7 dni przed, a w polu Godzina pełną godzinę od 07:00 do 21:00. Na start BeSkiz ustawia 1 dzień przed o 10:00, a zmiana to jeden wybór z listy.

Ustawienie działa dla całego salonu. Przypomnienie wychodzi do każdego klienta z zaplanowaną wizytą i numerem telefonu w karcie, bez względu na to, czy klient zapisał się przez link, czy wizytę wpisano w kalendarzu po rozmowie telefonicznej. Jeśli akceptujesz rezerwacje ręcznie, przypomnienie wychodzi dopiero po zatwierdzeniu wizyty.

Treść jest krótka i konkretna: imię klienta, słowo „dzisiaj”, „jutro” albo „za 3 dni”, data z dniem tygodnia, godzina, nazwa salonu i link do wizyty. Jeśli klienci często przekładają terminy, wybierz 2 lub 3 dni przed wizytą, żeby zwolnione miejsce zdążył zająć ktoś inny.

• Dzień wysyłki: w dniu wizyty, 1, 2, 3 albo 7 dni przed.
• Godzina wysyłki: dowolna pełna od 07:00 do 21:00, domyślnie 10:00.
• Kanał: SMS, e-mail albo oba jednocześnie.
• Przypomnienie trafia też do klientów zapisanych telefonicznie.

Przypomnienie to jedna z sześciu wiadomości, które BeSkiz wysyła klientom. Cztery dotyczą każdej wizyty: potwierdzenie rezerwacji, przesunięcie, anulowanie i przypomnienie. Dwie kolejne działają przy ręcznej akceptacji: informacja, że rezerwacja czeka na zatwierdzenie, oraz wiadomość o jej odrzuceniu. Na start potwierdzenie i przypomnienie wychodzą SMS-em i e-mailem, a przesunięcie, anulowanie i obie wiadomości przy ręcznej akceptacji e-mailem. Każdej możesz zmienić kanał albo ją wyłączyć, a na liście Wiadomości przy każdej pozycji widzisz jej kanał albo napis Wyłączone.

Wiadomości wychodzą, gdy zmienia się wizyta w kalendarzu. Przenosisz wizytę na czwartek i klient od razu dostaje nowy termin z linkiem, e-mailem albo SMS-em, zależnie od kanału wybranego dla tej wiadomości. Anulujesz ją i klient wie o tym, zanim wyjdzie z domu. Jeśli część klientów umawia się telefonicznie i nie podaje e-maila, włącz SMS przy przesunięciu i anulowaniu. Potwierdzenie wychodzi zarówno po rezerwacji przez internet, jak i po dodaniu wizyty w kalendarzu.

Gdy operator chwilowo nie przyjmie SMS-a, system ponawia wysyłkę, więc pojedyncza awaria sieci nie zostawia klienta bez informacji.

• Potwierdzenie, przesunięcie, anulowanie i przypomnienie o wizycie.
• Rezerwacja czeka na zatwierdzenie i Rezerwacja odrzucona, gdy akceptujesz rezerwacje ręcznie.
• Te same wiadomości po rezerwacji online i po wpisie w kalendarzu.

W metaanalizie opublikowanej w BMJ Open w 2016 roku, obejmującej 21 badań z ochrony zdrowia i ponad 16 tysięcy pacjentów, na wizytę nie przyszło 15 procent osób z przypomnieniem i 21 procent bez niego. Kilka powiadomień działało tam lepiej niż jedno, co w BeSkiz odpowiada parze: potwierdzenie po zapisie i przypomnienie przed wizytą. To dane z przychodni, a nie z salonów, więc potraktuj je jako kierunek.

Najpewniejszą miarą efektu jest Twój własny kalendarz. Wizytę, na którą klient nie dotarł, oznaczasz w szczegółach wizyty statusem „Nieobecność”. Karta klienta zlicza jego nieobecności i odwołania, a raport pokazuje wizyty według statusu w wybranym okresie.

• Status „Nieobecność” przy wizycie, na którą klient nie przyszedł.
• Liczba nieobecności i odwołań w karcie klienta.
• Raport wizyt według statusu do porównania miesięcy.

Źródło: Robotham i in., BMJ Open 2016: metaanaliza powiadomień o wizytach (PubMed)